AB ve Erasmus+ projelerinde ortaklık ile ev sahipliğinin farkı

Rol ayrımı neden önemli?

AB programlarında aynı kurum bir projede başvuru sahibi, bir başkasında ortak, bir üçüncüsünde yalnızca katılımcıları ağırlayan kurum olabilir. Bu roller günlük dilde birbirine karıştırılır; oysa her birinin program kurallarındaki karşılığı, sorumlulukları ve imzaladığı belgeler farklıdır.

Bu rehber Erasmus+ terimleriyle ortaklık (partner organisation) ile ev sahipliği (hosting/receiving organisation) arasındaki farkı ve Karadağ'ın programdaki konumunun bu rolleri nasıl etkilediğini anlatır. Bilgiler Avrupa Komisyonu'nun resmî Erasmus+ Program Rehberi sayfalarına dayanır. Program kuralları her yıl güncellenir; başvuru yılının rehberi esas alınmalıdır.

Temel roller: başvuru sahibi, ortak, ilişkili ortak

Program Rehberi'nin terimler sözlüğüne göre başvuru sahibi, hibe başvurusunu yapan kurumdur; başka kurumlar adına başvurduğunda koordinatör olarak da adlandırılır. Ortak kurum, projede resmî olarak yer alan ancak koordinatör rolünü üstlenmeyen kurumdur ve sözlükte eş-yararlanıcı (co-beneficiary) olarak tanımlanır. Yararlanıcı ise hibe sözleşmesinin imzalandığı kişi veya kurumdur.

İlişkili ortaklar (associated partners), belirli proje görevlerinin veya faaliyetlerinin uygulanmasına katkı sunan kamu veya özel kuruluşlardır. Sözlüğe göre sözleşme yönetimi bakımından yararlanıcı sayılmazlar, proje kapsamında programdan fon almazlar ve maliyet talep edemezler. Bu yüzden bir kurumu projeye “ortak” diye yazmadan önce rolünü netleştirin: bütçe alan bir ortak mı, yoksa katkı sunan ama bütçe almayan ilişkili bir ortak mı?

Ev sahibi kurum ne yapar?

Ev sahipliği, hareketlilik faaliyetlerine özgü bir roldür. Sözlüğe göre ev sahibi kurum, kendi kaynakları ve uzmanlığıyla katılımcılara öğrenme içeriği sağlayan kurumdur. Gönderen kurumla birlikte beklenen öğrenme çıktılarını ve bunlara ulaşma yöntemlerini belirler, ardından öğrenme programını uygular ve faaliyet boyunca izleme ve mentorluk yapar. Gönderen kurum (sending organisation) ise bir veya daha fazla katılımcıyı faaliyete gönderen kurumdur.

Gönderen kurum, ev sahibi kurum ve katılımcı arasında, hareketliliğin amaçlarını ve içeriğini belirleyen bir hareketlilik veya öğrenme anlaşması (mobility/learning agreement) yapılır. Okul eğitimi hareketliliğinde örneğin işbaşı gözlem için ev sahibi kurumda ana mentorun açıkça belirlenmesi gerekir ve aynı mentoru aynı anda en fazla iki katılımcı izleyebilir.

Kim neyi imzalar?

Okul, yetişkin ve mesleki eğitim hareketliliği sayfalarına göre başvuru sahibi kurum başvuruyu hazırlar ve gönderir, hibe sözleşmesini imzalar, faaliyetleri yürütür ve ulusal ajansa rapor verir; sözleşme yürürlüğe girdiğinde AB hibesinin “yararlanıcısı” olur. Bu eylemlerde başvuru sahibi aynı zamanda gönderen kurumdur: katılımcıları seçer ve yurt dışındaki ev sahibi kuruma gönderir. Mesleki eğitimde ulusal ajans, yararlanıcının her katılımcıyla ayrıca bir sözleşme imzalamasını da isteyebilir.

Bu sayfalar hibe sözleşmesini imzalayan taraf olarak başvuru sahibini gösterir; ev sahibi kurumun rolü ise öğrenme anlaşması ve programın içeriği üzerinden tanımlanır. Gençlik çalışanları hareketliliği gibi bazı eylemlerde ise her katılımcı kurum başvuru sahibine bir yetki belgesi (mandate) imzalar; bu belge başvuru aşamasında, en geç hibe sözleşmesinin imzasına kadar verilir. Hangi belgenin kimden isteneceği eyleme göre değişir; başvuru yılının Program Rehberi'ndeki ilgili bölümü esas alın.

Ortaklık projelerinde sorumluluklar

İş Birliği Ortaklıkları (Cooperation Partnerships) gibi Ana Eylem 2 projelerinde koordinatör, projeye katılan bütün kurumlar adına başvurur. Program Rehberi'ne göre ortaklık, AB üyesi veya programa katılan üç farklı ülkeden en az üç kurumdan oluşmalıdır; azami kurum sayısı yoktur. Aynı konsorsiyum aynı son başvuru tarihinde yalnızca bir başvuru yapabilir ve yalnızca bir ajansa başvurabilir.

Ortaklık projesinde her ortak, faaliyetlerin ve çıktıların bir bölümünden sorumludur. Bu nedenle ev sahipliğinden farklı olarak ortaklık; proje tasarımına katılmayı, kendine düşen işleri belirlenen bütçe ve takvimle yürütmeyi, raporlamaya katkı vermeyi ve sonuçların yaygınlaştırılmasında rol almayı gerektirir. Rolleri ve bütçe paylarını başvurudan önce yazılı bir görev dağılımında netleştirin.

Karadağ'daki bir kurum hangi rolleri üstlenebilir?

Program Rehberi'ne göre Karadağ, programa katılmayan üçüncü ülkeler arasında, Batı Balkanlar (Bölge 1) grubundadır; Türkiye ise programa katılan (ilişkili) üçüncü ülkedir. Programa katılmayan ülkelerdeki kurumlar Erasmus+ eylemlerine ancak gerekçesi olan durumlarda ve Birliğin yararına olduğunda, her eylemin kendi koşullarıyla katılabilir. Bu nedenle rol, eyleme göre ayrı ayrı kontrol edilmelidir:

• İş Birliği Ortaklıkları: Karadağ'daki kurum yalnızca ortak olabilir; başvuru sahibi veya koordinatör olamaz ve projeye temel bir katma değer sağlaması gerekir.
• Okul ve yetişkin eğitimi hareketliliği: faaliyetler AB üyesi veya programa katılan bir üçüncü ülkede, ev sahibi kurumun yasal olarak kurulu olduğu ülkede yapılır. Bu eylemlerde Karadağ'daki bir kurum ev sahibi olamaz.
• Mesleki eğitim (VET) hareketliliği: yalnızca Erasmus akreditasyonu olan kurumlar, personelini işbaşı gözlem ve öğretme veya eğitim görevleri için, öğrencilerini kısa süreli hareketlilik, ErasmusPro ve beceri yarışmaları için programa katılmayan üçüncü ülkelere gönderebilir. Bu faaliyetlere ayrılabilecek hibe payı sınırlıdır.
• Gençlik çalışanları hareketliliği: AB'ye komşu, programa katılmayan 1–4. bölge ülkelerinden kurumlar, faaliyette AB üyesi veya ilişkili ülkeden en az bir kurum bulunması koşuluyla katılabilir. Faaliyet katılımcı kurumlardan birinin ülkesinde yapılır; başvuruyu ise AB üyesi veya ilişkili ülkedeki bir kurum, kendi ülkesinin ulusal ajansına yapar.

Rol seçerken sorulacak sorular

Burada sayılmayan eylemler için kural ayrıca kontrol edilmelidir. Karadağ'daki bir kurumla çalışmayı planlıyorsanız önce eylemi seçin, sonra o eylemin sayfasında “programa katılmayan üçüncü ülkeler” ve “Bölge 1” ifadelerini arayın. Ardından her kurum için şu soruları yanıtlayın:

• Projeyi kim tasarlıyor ve başvuruyu kim gönderiyor?
• Kurum bütçe alacak mı, yoksa bütçe almadan katkı mı sunacak?
• Kurum katılımcı mı gönderiyor, ağırlıyor mu, yoksa ikisini birden mi yapıyor?
• Faaliyetler hangi ülkede yapılacak ve bu ülke o eylem için uygun mu?
• Kurumun OID veya PIC kaydı var mı?
• Kurum hangi belgeyi imzalayacak: hibe sözleşmesi, yetki belgesi veya öğrenme anlaşması?

Hizmet sağlayıcı ile program rolünü ayırın

Bir şirketin konaklama, ulaşım, tercüme veya program organizasyonu gibi hizmetleri sözleşmeyle sunması, onu kendiliğinden programda ortak veya ev sahibi kurum yapmaz. Program rolü başvuruda ve program belgelerinde tanımlanır; hizmet ilişkisi ise taraflar arasında ayrı bir ticari sözleşmeyle kurulur. İkisini aynı belgede karıştırmamak, hem raporlamayı hem bütçe kontrolünü kolaylaştırır.

Invest Consulting, Karadağ'daki eğitim ve ev sahipliği programlarında içerik, kurum ziyaretleri ve yerel organizasyon desteği verir; AB ve Erasmus+ başvurularının hazırlanmasında da kurumlarla birlikte çalışır. Projedeki rolü her projede başvuru sahibiyle birlikte ve program kurallarına göre belirlenir. Değerlendirme ve karar ilgili ajansa aittir; onay garanti edilmez.