Razlika između partnerstva i ugošćavanja u EU i Erasmus+ projektima

Zašto je razlikovanje uloga važno?

U programima EU ista organizacija može u jednom projektu biti podnosilac prijave, u drugom partner, a u trećem samo organizacija koja ugošćava učesnike. U svakodnevnom govoru ove uloge se često miješaju, ali svaka ima svoje značenje u pravilima programa, svoje odgovornosti i svoja dokumenta koja se potpisuju.

Koristeći terminologiju programa Erasmus+, ovaj vodič objašnjava razliku između partnerske organizacije (partner organisation) i organizacije domaćina (hosting/receiving organisation), kao i to kako status Crne Gore u programu utiče na ove uloge. Informacije se zasnivaju na zvaničnim stranicama Vodiča za program Erasmus+ Evropske komisije. Pravila programa se ažuriraju svake godine; uvijek polazite od vodiča za godinu prijave.

Osnovne uloge: podnosilac prijave, partner, pridruženi partner

Prema pojmovniku Vodiča za program, podnosilac prijave je organizacija koja podnosi prijavu za bespovratna sredstva; kada prijavu podnosi u ime drugih organizacija, naziva se i koordinatorom. Partnerska organizacija formalno učestvuje u projektu, ali ne preuzima ulogu koordinatora, a pojmovnik partnere opisuje kao sukorisnike (co-beneficiaries). Korisnik je lice ili subjekt s kojim je potpisan ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava.

Pridruženi partneri (associated partners) su subjekti iz javnog ili privatnog sektora koji doprinose sprovođenju određenih projektnih zadataka ili aktivnosti. Prema pojmovniku, u pogledu upravljanja ugovorom ne smatraju se korisnicima, ne dobijaju sredstva iz programa u okviru projekta i ne mogu potraživati troškove. Zato, prije nego što neku organizaciju upišete kao „partnera“, razjasnite njenu ulogu: da li je to partner koji dobija sredstva ili pridruženi partner koji doprinosi bez sredstava?

Šta radi organizacija domaćin?

Ugošćavanje je uloga svojstvena aktivnostima mobilnosti. Prema pojmovniku, organizacija domaćin svojim resursima i stručnošću učesnicima pruža sadržaj učenja. Zajedno s organizacijom pošiljaocem utvrđuje očekivane ishode učenja i metode za njihovo postizanje, zatim sprovodi program učenja i tokom aktivnosti obezbjeđuje praćenje i mentorstvo. Organizacija pošiljalac (sending organisation) je ona koja jednog ili više učesnika šalje na aktivnost.

Između organizacije pošiljaoca, organizacije domaćina i učesnika zaključuje se ugovor o mobilnosti ili ugovor o učenju (mobility/learning agreement), kojim se utvrđuju ciljevi i sadržaj mobilnosti. U mobilnosti u školskom obrazovanju, na primjer, job shadowing zahtijeva jasno određenog glavnog mentora u organizaciji domaćinu, a istog mentora istovremeno mogu pratiti najviše dva učesnika.

Ko šta potpisuje?

Prema stranicama o mobilnosti u školskom obrazovanju, obrazovanju odraslih i stručnom obrazovanju i osposobljavanju (VET), organizacija podnosilac sastavlja i podnosi prijavu, potpisuje ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, sprovodi aktivnosti i izvještava nacionalnu agenciju; kada ugovor stupi na snagu, postaje „korisnik“ bespovratnih sredstava EU. U ovim aktivnostima podnosilac je ujedno i organizacija pošiljalac: bira učesnike i šalje ih organizaciji domaćinu u inostranstvu. U VET-u nacionalna agencija može tražiti i da korisnik potpiše poseban ugovor sa svakim učesnikom.

Ove stranice kao stranu koja potpisuje ugovor o dodjeli sredstava navode podnosioca prijave, dok se uloga organizacije domaćina definiše kroz ugovor o učenju i sadržaj programa. U nekim aktivnostima, kao što je mobilnost omladinskih radnika, svaka organizacija učesnica potpisuje punomoćje (mandate) podnosiocu prijave; ono se dostavlja u fazi prijave, a najkasnije do potpisivanja ugovora o dodjeli sredstava. Koji se dokument traži od koga zavisi od aktivnosti; polazite od odgovarajućeg dijela Vodiča za program za godinu prijave.

Odgovornosti u partnerskim projektima

U projektima Ključne aktivnosti 2, kao što su Partnerstva za saradnju (Cooperation Partnerships), koordinator podnosi prijavu u ime svih organizacija koje učestvuju u projektu. Prema Vodiču za program, partnerstvo mora obuhvatiti najmanje tri organizacije iz tri različite države članice EU ili treće zemlje pridružene programu; najveći broj organizacija nije ograničen. Isti konzorcijum može za isti rok podnijeti samo jednu prijavu i to samo jednoj agenciji.

U partnerskom projektu svaki partner je odgovoran za dio aktivnosti i rezultata. Za razliku od ugošćavanja, partnerstvo zato podrazumijeva učešće u osmišljavanju projekta, sprovođenje sopstvenih zadataka u okviru dogovorenog budžeta i rokova, doprinos izvještavanju i učešće u širenju rezultata. Uloge i udjele u budžetu razjasnite u pisanoj podjeli zadataka prije podnošenja prijave.

Koje uloge može imati organizacija iz Crne Gore?

Prema Vodiču za program, Crna Gora je treća zemlja koja nije pridružena programu, u grupi Zapadni Balkan (Region 1), dok je Turska treća zemlja pridružena programu. Organizacije iz zemalja koje nijesu pridružene programu mogu učestvovati u aktivnostima programa Erasmus+ samo u opravdanim slučajevima i u interesu Unije, pod uslovima svake pojedinačne aktivnosti. Zato ulogu treba provjeriti za svaku aktivnost posebno:

• Partnerstva za saradnju: organizacija iz Crne Gore može biti samo partner; ne može biti podnosilac prijave ni koordinator i mora projektu donijeti suštinsku dodatnu vrijednost.
• Mobilnost u školskom obrazovanju i obrazovanju odraslih: aktivnosti se održavaju u državi članici EU ili u trećoj zemlji pridruženoj programu, u državi u kojoj je organizacija domaćin pravno osnovana. U ovim aktivnostima organizacija iz Crne Gore ne može biti domaćin.
• Mobilnost u stručnom obrazovanju i osposobljavanju (VET): samo organizacije s Erasmus akreditacijom mogu u treće zemlje koje nijesu pridružene programu slati zaposlene radi job shadowinga i nastavnih ili trenerskih zadataka, a učenike radi kratkoročne mobilnosti, ErasmusPro i takmičenja u stručnim vještinama. Udio bespovratnih sredstava za te aktivnosti je ograničen.
• Mobilnost omladinskih radnika: organizacije iz zemalja koje nijesu pridružene programu, a graniče se s EU (regioni 1–4), mogu učestvovati pod uslovom da u aktivnosti učestvuje i najmanje jedna organizacija iz države članice EU ili pridružene zemlje. Aktivnost se održava u državi jedne od organizacija učesnica; prijavu podnosi organizacija iz države članice EU ili pridružene zemlje nacionalnoj agenciji svoje države.

Pitanja pri izboru uloga

Za aktivnosti koje ovdje nijesu navedene pravila treba provjeriti posebno. Ako planirate saradnju s organizacijom iz Crne Gore, prvo izaberite aktivnost, a zatim na stranici te aktivnosti potražite izraze „third countries not associated to the Programme“ i „Region 1“. Zatim za svaku organizaciju odgovorite na sljedeća pitanja:

• Ko osmišljava projekat i ko podnosi prijavu?
• Da li će organizacija dobiti sredstva ili će doprinositi bez sredstava?
• Da li organizacija šalje učesnike, ugošćava ih ili oboje?
• U kojoj državi će se aktivnosti održati i da li je ta država prihvatljiva za aktivnost?
• Da li organizacija ima OID ili PIC?
• Koji dokument će organizacija potpisati: ugovor o dodjeli sredstava, punomoćje ili ugovor o učenju?

Razdvojite pružaoca usluga od uloge u programu

Društvo koje po ugovoru pruža usluge kao što su smještaj, prevoz, prevođenje ili organizacija programa time samo po sebi ne postaje partner ili organizacija domaćin u programu. Uloga u programu definiše se u prijavi i programskim dokumentima, a odnos pružanja usluga uspostavlja se posebnim komercijalnim ugovorom između strana. Razdvajanje ova dva odnosa olakšava i izvještavanje i kontrolu budžeta.

Invest Consulting pruža podršku u sadržaju, posjetama institucijama i lokalnoj organizaciji programa obuke i ugošćavanja u Crnoj Gori, a s organizacijama sarađuje i na pripremi EU i Erasmus+ prijava. Njegova uloga u svakom projektu utvrđuje se zajedno s podnosiocem prijave i u skladu s pravilima programa. Ocjenjivanje i odluka pripadaju nadležnoj agenciji; odobrenje se ne garantuje.