AB projesi hazırlığı için gerekli bilgiler

Yazmadan önce toplamak

AB programlarına yapılan başvurularda en sık yaşanan sorunlar, metnin kalitesinden çok hazırlık eksikliğinden kaynaklanır: kurum kaydının son günlere kalması, ortakların bilgilerinin gelmemesi, bütçenin faaliyetlerle uyuşmaması veya yanlış çağrıya başvurulması. Bu rehber, özellikle Erasmus+ için, yazıma başlamadan önce kurumunuzun hazırlaması gereken bilgileri sıralar.

Buradaki kurallar Avrupa Komisyonu'nun resmî Erasmus+ sayfalarına dayanır. Program kuralları her yıl yayımlanan Program Rehberi (Programme Guide) ve çağrı metinleriyle güncellenir; başvurduğunuz yılın rehberi her zaman esas alınmalıdır.

Doğru programı ve eylemi belirleyin

Erasmus+ içindeki eylemlerin bir kısmı ülkelerdeki ulusal ajanslar tarafından (merkezî olmayan eylemler), bir kısmı ise Avrupa Eğitim ve Kültür Yürütme Ajansı EACEA tarafından (merkezî eylemler) yönetilir. Kimin yönettiği; başvurunun nereye yapılacağını, hangi kayıt sisteminin kullanılacağını ve hangi formun doldurulacağını belirler.

Bu yüzden ilk iş, projenizin hangi eyleme girdiğini netleştirmektir: bireylerin öğrenme hareketliliği mi (Ana Eylem 1), kurumlar arası iş birliği mi (Ana Eylem 2), yoksa başka bir AB programı mı? Ardından o eylemin Program Rehberi'ndeki bölümünü baştan sona okuyun; uygunluk, değerlendirme ve bütçe kuralları orada yazar.

Ülke ve kurum uygunluğunu kontrol edin

Erasmus+ ülkeleri gruplara ayırır. Program Rehberi'ne göre AB üyesi devletlerin yanında Türkiye, Kuzey Makedonya, Sırbistan, İzlanda, Lihtenştayn ve Norveç programa katılan (ilişkili) üçüncü ülkelerdir. Karadağ ise programa katılmayan üçüncü ülkeler arasında, Batı Balkanlar (Bölge 1) grubunda yer alır. Bu ülkelerdeki kurumlar yalnızca belirli eylemlere, belirli koşullarla katılabilir.

Örneğin İş Birliği Ortaklıkları'nda (Cooperation Partnerships) ortaklık, AB üyesi veya ilişkili üç farklı ülkeden en az üç kurumdan oluşmalıdır. Program Rehberi'ne göre programa katılmayan ülkelerdeki kurumlar (Belarus hariç 1–3. bölgeler) bu eyleme yalnızca ortak olarak, başvuru sahibi olarak değil, ve projeye temel bir katma değer sağlıyorlarsa katılabilir. Karadağ'daki bir kurumla çalışmayı düşünüyorsanız, rolünü bu kurala göre planlayın.

Kurum düzeyinde ise başvuru sahibi kurumun türünün eylem için uygun olup olmadığına (okul, belediye, dernek, işletme vb.) ve bazı eylemlerde akreditasyon gerekip gerekmediğine bakın.

EU Login ve kurum kaydını erken yapın

Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Programı'na başvuracak her kurumun önce bir EU Login hesabı açması, ardından kurumunu ilgili sisteme kaydettirmesi gerekir. Program Rehberi'ne göre bu adımları kurumun yasal temsilcisi yürütür ve kurumlar yalnızca bir kez kaydolmalıdır.

Ulusal ajansların yönettiği eylemler için kayıt, Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Programı platformundaki kurum kayıt sistemi (Organisation Registration) üzerinden yapılır ve kuruma bir Kurum Kimliği (Organisation ID, OID) verilir. EACEA'nın yönettiği eylemler için kayıt, AB Fon ve İhale Portalı'ndaki katılımcı kaydı üzerinden yapılır ve dokuz haneli bir PIC numarası alınır. Her iki tür eyleme de katılmak isteyen bir kurumun iki ayrı tanımlayıcısı olabilir.

Kayıt açmadan önce kurumunuzun daha önce kaydedilip kaydedilmediğini sistemde arayın; mükerrer kayıt sorun yaratabilir. Başka bir kurumun OID'sini başvuruda kullanmak için o kurumun açık onayı gerekir. Ulusal ajans eylemlerinde sisteme kurum türüne uygun bir Tanımlama Formu (Identification Form) yüklenir. 60.000 avronun üzerindeki hibelerde mali kapasiteyi gösteren belgeler de istenebilir.

Kurum bilgilerinizi tek dosyada toplayın

Başvuru formunun önemli bir kısmı kurumunuzu tanıtır. Değerlendiriciler, kurumun projeyi yürütebilecek kapasitede olup olmadığına bakar. Aşağıdaki bilgileri güncel ve tutarlı biçimde bir arada tutmak, hem bu başvuruda hem sonrakilerde zaman kazandırır.

• Yasal ad, adres, sicil veya kuruluş belgesi ve vergi numarası
• OID veya PIC numarası ve kaydı yapan yetkili kişi
• Yasal temsilcinin ve proje sorumlusunun adı, görevi, iletişim bilgisi
• Kurumun amacı, faaliyet alanı, hedef grupları ve personel yapısı
• Daha önce yürütülen veya başvurulan projelerin kısa özetleri
• Projede görev alacak kişilerin deneyimi
• Banka bilgileri (gerektiğinde koordinatör için)

İhtiyaçtan sonuca uzanan bir proje mantığı kurun

Başvuru, kurumun ya da hedef grubun somut bir ihtiyacıyla başlamalıdır. Bu ihtiyacın nasıl tespit edildiğini, projenin hangi hedeflerle buna yanıt vereceğini, hangi faaliyetlerin yapılacağını ve sonunda neyin değişmiş olacağını birbirine bağlayan kısa bir metin yazın. Sonuçların nasıl ölçüleceğini, nasıl paylaşılacağını ve proje bittikten sonra nasıl kullanılacağını da baştan düşünün. Bu mantık, formun bütün bölümlerinin tutarlı kalmasını sağlar.

Ortaklarla rolleri yazılı olarak netleştirin

Ortaklık gerektiren eylemlerde her ortağın projeye ne katacağı açıkça görülmelidir. Ortak seçimi, tanıdık olmaktan çok projenin ihtiyaç duyduğu uzmanlığa göre yapılmalıdır. Başvurudan önce her ortaktan aşağıdaki bilgileri isteyin ve rollerini yazılı bir görev tablosunda toplayın.

• OID veya PIC numarası ve yasal temsilci bilgisi
• Kurum tanıtımı ve projeyle ilgili deneyim
• Üstleneceği faaliyetler ve sorumlu olduğu çıktılar
• Projede çalışacak kişiler ve iletişim bilgileri
• Bütçeden alacağı pay ve bu payın gerekçesi

Bütçeyi faaliyetlerden türetin

Erasmus+ bütçeleri çoğu eylemde gerçek harcama listesiyle değil, birim maliyetler veya götürü tutarlar (lump sum) ile hesaplanır. Örneğin Program Rehberi'ne göre İş Birliği Ortaklıkları'nda başvuru sahipleri 120.000, 250.000 ve 400.000 avroluk üç sabit tutardan birini seçer ve tahmini toplam maliyet talep edilen tutarı aşmalıdır; yani eş finansman ilkesi geçerlidir.

Hangi yöntem uygulanırsa uygulansın, bütçe faaliyet planından türetilmelidir: her faaliyetin kimin tarafından, ne zaman, kaç kişiyle yapılacağı belliyse bütçe de savunulabilir olur. Hareketlilik projelerinde birim maliyetler ülkeye, mesafeye ve faaliyet türüne göre değişir; güncel tutarlar için başvuru yılının Program Rehberi'ne bakın.

Takvimi son başvuru tarihinden geriye doğru kurun

Son başvuru tarihleri her yıl Program Rehberi'nde ve ulusal ajansların duyurularında yayımlanır. Bu tarihten geriye doğru; kurum kaydı, ortak bilgilerinin toplanması, metnin yazılması, iç onay ve imza süreçleri için ayrı süreler ayırın. Projenin kendi takvimini de eylemin izin verdiği süreye göre planlayın; örneğin İş Birliği Ortaklıkları 12 ile 36 ay arasında sürebilir.

Invest Consulting bu hazırlığı sizinle birlikte yürütür, başvuru metnini ve bütçeyi çağrı rehberine göre yazar. Başvuruyu gönderen ve taahhütte bulunan ise kurumunuzdur. Değerlendirme ve karar ilgili ajansa aittir; onay garanti edilmez.