Informacije potrebne za pripremu EU projekta

Prvo prikupiti, pa pisati

Najčešći problemi u prijavama za EU programe manje proizlaze iz kvaliteta teksta, a više iz nedovoljne pripreme: registracija organizacije ostavljena za posljednje dane, podaci partnera koji ne stižu, budžet koji ne odgovara aktivnostima ili prijava na pogrešan poziv. Ovaj vodič, posebno za Erasmus+, navodi informacije koje vaša organizacija treba da pripremi prije početka pisanja.

Pravila navedena ovdje zasnovana su na zvaničnim Erasmus+ stranicama Evropske komisije. Pravila programa ažuriraju se kroz Vodič za program (Programme Guide) i pozive koji se objavljuju svake godine; uvijek treba polaziti od vodiča za godinu u kojoj se prijavljujete.

Odredite pravi program i aktivnost

Dijelom aktivnosti u okviru programa Erasmus+ upravljaju nacionalne agencije u državama (decentralizovane aktivnosti), a dijelom Izvršna agencija za evropsko obrazovanje i kulturu, EACEA (centralizovane aktivnosti). Od toga ko upravlja aktivnošću zavisi gdje se prijava podnosi, koji se sistem za registraciju koristi i koji se obrazac popunjava.

Zato je prvi zadatak da razjasnite kojoj aktivnosti pripada vaš projekat: mobilnosti pojedinaca u svrhu učenja (Ključna aktivnost 1), saradnji među organizacijama (Ključna aktivnost 2) ili nekom drugom EU programu? Zatim od početka do kraja pročitajte dio Vodiča za program koji se odnosi na tu aktivnost; tamo su navedena pravila o prihvatljivosti, ocjenjivanju i budžetu.

Provjerite prihvatljivost države i organizacije

Erasmus+ dijeli države u grupe. Prema Vodiču za program, pored država članica EU, Turska, Sjeverna Makedonija, Srbija, Island, Lihtenštajn i Norveška su treće zemlje pridružene programu. Crna Gora je, s druge strane, među trećim zemljama koje nijesu pridružene programu, u grupi Zapadni Balkan (Region 1). Organizacije iz tih zemalja mogu učestvovati samo u određenim aktivnostima i pod određenim uslovima.

Na primjer, u Partnerstvima za saradnju (Cooperation Partnerships) partnerstvo mora činiti najmanje tri organizacije iz tri različite države članice EU ili pridružene treće zemlje. Prema Vodiču za program, organizacije iz trećih zemalja koje nijesu pridružene programu (regioni 1–3, osim Bjelorusije) mogu učestvovati u ovoj aktivnosti samo kao partneri, a ne kao podnosioci prijave, i to samo ako projektu donose suštinsku dodatnu vrijednost. Ako razmišljate o saradnji s organizacijom u Crnoj Gori, njenu ulogu planirajte u skladu s tim pravilom.

Na nivou organizacije provjerite da li je vrsta organizacije podnosioca prijave (škola, opština, udruženje, privredni subjekt itd.) prihvatljiva za aktivnost i da li je za pojedine aktivnosti potrebna akreditacija.

Na vrijeme otvorite EU Login i registrujte organizaciju

Svaka organizacija koja se namjerava prijaviti na Erasmus+ ili Evropske snage solidarnosti (European Solidarity Corps) mora najprije otvoriti EU Login nalog, a zatim registrovati organizaciju u odgovarajućem sistemu. Prema Vodiču za program, ove korake sprovodi zakonski zastupnik organizacije, a organizacije se registruju samo jednom.

Za aktivnosti kojima upravljaju nacionalne agencije, registracija se obavlja preko sistema za registraciju organizacija (Organisation Registration) na platformi Erasmus+ i Evropskih snaga solidarnosti, a organizacija dobija identifikator organizacije (Organisation ID, OID). Za aktivnosti kojima upravlja EACEA, registracija se obavlja preko registra učesnika na EU portalu za finansiranje i tendere (EU Funding & Tenders Portal) i dobija se devetocifreni PIC. Organizacija koja želi da učestvuje u obje vrste aktivnosti može imati dva odvojena identifikatora.

Prije registracije pretražite sistem da provjerite da li je vaša organizacija već registrovana; dvostruka registracija može stvoriti probleme. Za korišćenje OID-a druge organizacije u prijavi potrebna je izričita saglasnost te organizacije. Kod aktivnosti nacionalnih agencija u sistem se postavlja identifikacioni obrazac (Identification Form) koji odgovara vrsti organizacije. Za bespovratna sredstva veća od 60.000 eura mogu se tražiti i dokumenti kojima se dokazuje finansijski kapacitet.

Podatke o organizaciji držite u jednom dokumentu

Značajan dio obrasca prijave predstavlja vašu organizaciju. Ocjenjivači gledaju da li organizacija ima kapacitet da sprovede projekat. Ako sljedeće podatke držite na jednom mjestu, ažurne i usklađene, uštedjećete vrijeme i u ovoj i u narednim prijavama.

• Pravni naziv, adresa, rješenje o registraciji ili osnivački akt i poreski broj
• OID ili PIC i ovlašćeno lice koje je izvršilo registraciju
• Ime, funkcija i kontakt podaci zakonskog zastupnika i rukovodioca projekta
• Cilj organizacije, oblast djelovanja, ciljne grupe i struktura zaposlenih
• Kratki opisi ranije sprovedenih projekata ili projekata za koje je podnesena prijava
• Iskustvo lica koja će raditi na projektu
• Bankovni podaci (po potrebi, za koordinatora)

Izgradite logiku projekta od potrebe do rezultata

Prijava treba da polazi od konkretne potrebe organizacije ili ciljne grupe. Napišite kratak tekst koji povezuje kako je ta potreba utvrđena, kojim ciljevima projekat na nju odgovara, koje će se aktivnosti sprovesti i šta će se na kraju promijeniti. Od početka razmislite i o tome kako će se rezultati mjeriti, kako će se dijeliti i kako će se koristiti nakon završetka projekta. Ta logika obezbjeđuje da svi djelovi obrasca ostanu usklađeni.

S partnerima pismeno razjasnite uloge

U aktivnostima koje zahtijevaju partnerstvo mora biti jasno vidljivo šta svaki partner donosi projektu. Partnere treba birati prema stručnosti koja je projektu potrebna, a ne zato što su poznati. Prije prijave od svakog partnera zatražite sljedeće podatke i njihove uloge objedinite u pisanoj tabeli zaduženja.

• OID ili PIC i podaci o zakonskom zastupniku
• Predstavljanje organizacije i iskustvo relevantno za projekat
• Aktivnosti koje preuzima i rezultati za koje je odgovoran
• Lica koja će raditi na projektu i njihovi kontakt podaci
• Udio u budžetu i obrazloženje tog udjela

Budžet izvedite iz aktivnosti

U većini aktivnosti Erasmus+ budžeti se ne računaju na osnovu spiska stvarnih troškova, već na osnovu jediničnih troškova ili paušalnih iznosa (lump sum). Na primjer, prema Vodiču za program, podnosioci prijava u Partnerstvima za saradnju biraju jedan od tri fiksna iznosa od 120.000, 250.000 i 400.000 eura, a procijenjeni ukupni trošak mora biti veći od traženog iznosa; drugim riječima, primjenjuje se načelo sufinansiranja.

Koji god metod da se primjenjuje, budžet treba izvesti iz plana aktivnosti: ako je jasno ko će, kada i s koliko ljudi sprovesti svaku aktivnost, budžet se može i obrazložiti. U projektima mobilnosti jedinični troškovi se razlikuju u zavisnosti od države, udaljenosti i vrste aktivnosti; za važeće iznose pogledajte Vodič za program za godinu prijave.

Vremenski plan pravite unazad od roka za prijavu

Rokovi za prijavu objavljuju se svake godine u Vodiču za program i u obavještenjima nacionalnih agencija. Računajući unazad od tog datuma, odvojite posebno vrijeme za registraciju organizacije, prikupljanje podataka partnera, pisanje teksta te interno odobrenje i potpisivanje. I sopstveni vremenski plan projekta napravite u skladu s trajanjem koje aktivnost dozvoljava; na primjer, Partnerstva za saradnju mogu trajati od 12 do 36 mjeseci.

Invest Consulting ovu pripremu sprovodi zajedno s vama i piše tekst prijave i budžet u skladu sa smjernicama poziva. Prijavu podnosi i obaveze preuzima vaša organizacija. Ocjenjivanje i odluka pripadaju nadležnoj agenciji; odobrenje nije zagarantovano.