Planiranje informacija i dokumenata pri pripremi za pokretanje posla u Crnoj Gori

Prvo informacije, zatim dokumenti

Osnivanje društva u Crnoj Gori ili otvaranje dijela stranog društva na kraju se svodi na nekoliko zvaničnih dokumenata i elektronsku prijavu za registraciju. Međutim, sadržaj tih dokumenata čine ranije donesene odluke: identifikacioni podaci osnivača, poslovno ime društva, adresa, djelatnost i struktura upravljanja. Ako se s pripremom dokumenata počne prije nego što su te odluke jasne, isti dokument se može sastavljati više puta.

Ovaj vodič objašnjava koje informacije treba prikupiti nakon što ste pripremili plan poslovanja i troškova, a prije nego što pređete na osnivačka dokumenta, od koga ih tražiti i kojim redom postupati. Za stavke troškova i plan novčanih tokova pogledajte naš poseban vodič. Pravne informacije zasnivaju se na pravilima koja je objavila Poreska uprava Crne Gore i na zvaničnim evidencijama Haške konferencije za međunarodno privatno pravo (HCCH).

Odluke koje treba donijeti prije dokumenata

Prema pravilima Poreske uprave, osnivački akt društva s ograničenom odgovornošću (DOO) obavezno sadrži podatke o osnivačima, poslovno ime, sjedište i pretežnu djelatnost društva, osnovni kapital, novčane i nenovčane uloge svakog osnivača, udio svakog člana izražen u procentima i procijenjene troškove osnivanja. Statut društva dodatno uređuje način sazivanja sjednice skupštine i donošenja odluka, nadležnosti organa upravljanja i broj njegovih članova. Zato sljedeće odluke zapišite prije pripreme dokumenata.

• Oblik društva i ko će biti osnivači (fizička ili pravna lica)
• Nekoliko varijanti poslovnog imena i pretežna djelatnost
• Adresa sjedišta u Crnoj Gori
• Iznos osnovnog kapitala, udio svakog osnivača i da li je ulog novčani ili nenovčani
• Ko će biti u organu upravljanja i kako će se podijeliti ovlašćenja
• Da li troškove osnivanja snosi društvo ili osnivači

Koji se podaci traže od osnivača?

Prema pravilima, za osnivače koji su strana fizička lica osnivački akt sadrži ime i prezime, broj pasoša, datum izdavanja i važenja pasoša, datum rođenja, državu izdavanja pasoša i adresu boravka. Ako je osnivač strano pravno lice, navode se naziv odnosno poslovno ime, adresa sjedišta, država u kojoj je registrovano i broj pod kojim je upisano u matični registar.

Ove podatke prikupite od svakog osnivača u istom obliku, u jednoj tabeli. Važenje pasoša i ažurnost adrese provjerite na samom početku; podatak koji se promijeni tokom postupka može zahtijevati ponovnu pripremu više dokumenata. Ako je osnivač društvo, provjerite da li je njegov upis u matičnoj državi ažuran i ko je ovlašćen da ga zastupa.

Šta je potrebno za upravljanje i zastupanje

Uz prijavu za registraciju DOO prilažu se imena predsjednika i članova organa upravljanja, datum rođenja, za strance broj putne isprave ili lične karte za strance, boravište i odluke o imenovanju. Traži se i potvrda nadležnog organa da licu predloženom za imenovanje nije izrečena mjera zabrane obavljanja djelatnosti ili zabrana obavljanja funkcije člana organa upravljanja, kao i potpisane izjave o prihvatanju imenovanja. Prema pravilima, izjave o prihvatanju ne moraju biti ovjerene.

Lica koja će biti imenovana odredite na vrijeme i s advokatom razjasnite od kog organa se i kako dobija potvrda da nije izrečena zabrana. Ako se imenuju ovlašćeni revizor ili sekretar društva, uz prijavu se prilažu i njihovi podaci i odluke o imenovanju.

Prilozi uz prijavu za registraciju

Prema pravilima Poreske uprave, DOO se upisuje u Centralni registar privrednih i drugih subjekata (CRPS) uz dokumentaciju navedenu u nastavku. Lista služi kao alat za provjeru šta treba da imate spremno pri podnošenju prijave; važeću listu prije prijave potvrdite kod nadležnog organa ili svog advokata.

• Osnivački akt ovjeren u skladu sa zakonom i statut društva
• Podaci o članovima organa upravljanja i odluke o njihovom imenovanju
• Potvrda nadležnog organa da imenovanim licima nije izrečena zabrana
• Izjave o prihvatanju imenovanja
• Adresa za prijem elektronske pošte i, ako postoji, posebna adresa za prijem pošte
• Dokaz o uplati ako se uplaćuje kapital veći od zakonskog minimuma; za nenovčani ulog pisani sporazum članova ili izvještaj o procjeni vrijednosti

Dodatna dokumenta za dio stranog privrednog društva

Ako strano društvo odluči da u Crnoj Gori otvori dio stranog privrednog društva, lista dokumenata je drugačija. Prema pravilima, u roku od 30 dana od osnivanja dijela CRPS-u se dostavljaju: odluka o osnivanju dijela, adresa sjedišta i djelatnost dijela u Crnoj Gori, podaci o registru u koji je upisano strano društvo i registarski broj, ovjerena kopija statuta stranog društva i prevod na crnogorski jezik ovjeren od strane sudskog tumača, dokument kojim se potvrđuje registracija stranog društva, podaci o vlasnicima ili članovima, lica ovlašćena za zastupanje u Crnoj Gori i posljednji bilans stanja i bilans uspjeha.

Većina ovih dokumenata izdaje se u državi matičnog društva. Zato se kod ove varijante najveći dio pripreme obavlja u državi u kojoj je matično društvo, pa i vremenski plan treba prilagoditi tome. U registar se upisuje i zastupnik dijela u Crnoj Gori, koji mora ispunjavati uslove koje zakon propisuje za imenovanje direktora privrednog društva.

Strana dokumenta: prevod i apostil

Prema zvaničnoj tabeli statusa HCCH-a, i Turska i Crna Gora su strane Konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava od 5. oktobra 1961. godine (Apostil konvencija). Prema objašnjenju HCCH-a, Konvencija umjesto postupka legalizacije, koji može biti dug i skup, predviđa jedan apostil, koji izdaje nadležni organ u mjestu u kojem je isprava nastala.

Koja dokumenta se podnose s apostilom, koja s prevodom, a koja s notarskom ovjerom, odlučuje organ koji ih prima. Pravilo za dio stranog društva navedeno gore izričito traži da prevod statuta ovjeri sudski tumač. Za ostala dokumenta unaprijed pisanim putem pitajte registar, notara i banku šta zahtijevaju. S organom koji prima dokumenta i sa sudskim tumačem unaprijed razjasnite kojim redom se rade apostil i prevod i da li prevod treba da obuhvati i sam apostil.

Mogućnost elektronskog osnivanja

Prema članu 10 Zakona o privrednim društvima, DOO, dio privrednog društva i dio stranog privrednog društva mogu se osnovati i elektronskim putem, bez fizičkog prisustva osnivača. U tom slučaju notar ovjerava osnivački akt koristeći elektronsku video identifikaciju, kvalifikovani elektronski potpis i kvalifikovani elektronski pečat. I osnovni kapital se može uplatiti elektronskim putem. Nadležni organ u pojedinačnom slučaju ipak može zahtijevati fizičko prisustvo iz opravdanih razloga, kao što su provjera identiteta ili sprečavanje pranja novca.

Ako planirate elektronski put, na vrijeme provjerite da li osnivači imaju kvalifikovani elektronski potpis i koje tehničke uslove notar traži.

Predloženi redoslijed i odgovorni

Redoslijed u nastavku je opšta mapa puta. Pošto trajanje svakog koraka zavisi od lica, države i institucije, u vodiču ne navodimo rokove.

• Odluke: oblik društva, poslovno ime, adresa, kapital i upravljanje — osnivači i advokat
• Prikupljanje podataka o osnivačima i direktorima u jednoj tabeli — osnivači
• Pribavljanje stranih dokumenata i, po potrebi, apostila i prevoda — organi u državi izdavanja i sudski tumač
• Izrada i ovjera osnivačkog akta i statuta — advokat i notar
• Uplata kapitala i bankarska dokumenta — banka
• Prijava za registraciju — CRPS
• Poreski, računovodstveni i fiskalni sistem nakon registracije — računovođa

Vodite jedan osnivački dosije

Rješenjem o registraciji društvu se dodjeljuju registarski broj i poreski identifikacioni broj (PIB). Ta dva broja prvo se traže u bankarskim, računovodstvenim i ugovornim poslovima; stavite ih na prvu stranu osnivačkog dosijea.

Sve informacije i dokumenta čuvajte u jednom folderu, uz listu koja pokazuje gdje se nalaze original, primjerak s apostilom i prevod svakog dokumenta. Ako se nakon registracije promijene podaci o društvu, promjena se mora prijaviti registru u roku od sedam dana; ažuran dosije olakšava i tu prijavu.

Invest Consulting s vama priprema listu dokumenata i koordinira postupak s advokatom, notarom, sudskim tumačem i računovođom. Pravne radnje, prevod i registraciju ne obavlja sam.